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Word修订功能介绍  

2013-01-09 21:35:11|  分类: 文献管理 |  标签: |举报 |字号 订阅

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大部分情况下,大部分人都是独立完成word文档工作,因此可能对于修订的功能比较陌生。事实上,当我们需要通过团队合作来共同完成一个文档时,修订功能的使用就显得非常必要了。

一般来说,这个团队协作文档的工作流程是:

起草者 -> 修订者 <=> 审阅者

如果没有修订功能,会出现这样的一个现象:

      原始草本与修订版本之间的差别并不醒目,审阅者不知道修订者对草本进行了那些更改,包括文字的删减、增加、格式的变化等等。

      如果你的上级或者同事给了你一份草本文件,要求你作为修订者检查是否有错别字、是否存在标点符号问题,是否需要替换某些文法不佳的词句,那么修订功能可以 让你将所有的修订细节全面的展示给你的同事或上级,他们唯一需要做的就是,逐个审阅每处修订,并选择是否接受他们。

如何激活修订模式

1,双击底部中的灰色修订字样,使之变亮。

2,Ctrl+Shift+E激活修订模式

3,当然,最原始的方式是打开“工具”菜单,选择“修订”。

修订者的工作

当文档进入修订模式之后,你对文档作出的任意修改,都会被做上标记。这样,你可以根据自 己的意愿进行文档更改,最终保存并发送给你的同事或者上级,那个审阅你修订工作的家伙。因此,对于修订者来说,要做的事情其实很少,激活修订模式即可。当 然,这里可能还有涉及一个“批注”的小功能。就是在你对某些词句打算修订,但又不知道如何修订的事后,可以对选中这些词句,然后加上“批注”,这个按钮位于修订工具栏中,如下图。

审阅者的工作

当审阅者拿到你的修订版本的Word文件后,一打开就能看到你作出的每处修订。

:可以帮助审阅者向前或者向后翻查每个修订;

:用来接受选中的修订;

:用来拒绝所选修订;

:审阅者还可以通过审阅窗格来查看所有的修订,它会生成一个文档下方的长方形窗口,分类集中各种修订,如主文档的修订与批注、页眉页脚的修订与批注等等。

修订功能是非常好的文档合作功能,当然,结合前面我们所讲的版本功能,审阅者可以把本次修订的成果保存成一个版本,方便未来使用。

以上内容来自:http://www.agroipm.cn/a/sys/lunwen/20110513/107.html

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