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如何在Endnote中修改参考文献格式  

2011-11-17 23:03:47|  分类: 文献管理 |  标签: |举报 |字号 订阅

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EndNote第一站 > 肆、Word撰文 > (2) 修改Style

(1) CWYW | (2) 修改Style | (3) Word書目匯出 | (4) 插入圖表 | (5) 移除變數

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(圖片製作:臺大圖書館  李明錦(Tracy Lee))

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閱讀本文前建議您先閱讀「Output Style:書目資料的呈現方式」一文,以對Output Style有基本的了解。前面「CWYW」系列文已介紹過如何將EndNote中的書目插入Word文件中,但插入的書目不見得符合老師或投稿期刊要求的格式,在此介紹如何依照個人需求切換與修改Output Style。

在CWYW工具列中,有“Style”下拉選單,下拉後可點選“Select another style”,即可看到完整的Output Style清單,可切換選擇需要的Output Style套用,如下圖:

 

 

(找不到某個特定的Output Style?請參考「找不到Filter、Output Style、與Connection File?」一文。)

 -

以下圖為例,原本APA的格式,在切換為Numbered後,即整篇Word文件中的Citation、參考文獻格式、以及參考文獻的排列方式,都有了更換。

 

 

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不過有時老師或投稿期刊要求的格式,仍然與EndNote中建立的Output Style有所不同,此時我們可以要修改Output Style,使其符合我們的需求。如果你有閱讀過「如何將EndNote書目匯出成Excel檔?」一文就可以知道,要修改或自己建立Output Style,要回到EndNote程式中,於上方工具列的Edit→Output Styles。若要完全從零開始建立新的Output Style,請選擇“New Style”;不過比較省力的方式是找一個格式最相近的Output Style來修改,那就選擇“Open Style Manager”,在這裡可選擇一個Output Style來修改。以修改APA 6th為例:

 

 

選擇欲修改的Output Style後,可開啟該Output Style的編輯視窗,左方為可修改的項目:

 

接下來將分項介紹幾個主要的修改處:

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【Citation】

指文件內引用處所插入的引註,包括以下可修改的部分:

  • Templates:定義Citation的呈現格式,可刪除不需要的欄位,或用Insert Field增加需要的欄位。並可搭配上方格式選項,定義各欄位的呈現格式。

 

假設Citation要修改為:作者加底線、年代粗體、不出現頁碼,則可搭配上述功能修改如下:

 

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  • Ambiguous Citations:定義較難以辨識的Citation格式。
    • Include the author initials or full name in citations:定義Citation中的作者名為全稱或縮寫(包含以何種格式縮寫),以區別Second Name相同的兩筆Citations。
    • Add more authors until the citation is unique:當兩筆Citation相同時,盡可能增加其中一筆所顯示的作者數量,直到兩筆Citation不相同為止。
    • Add the title for different works by the same author:當引用同一位作者的多篇文章時,於Citation處加入文章名稱以玆辨識。
    • Add a letter after the year:當引用同一位作者相同年代的多篇文章時,於Citation處年代後方加上英文符號以玆辨識。

 

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  • Author List:當一筆文獻有多位作者時,定義Citation中作者名之間的連結符號是否列出所有作者、或僅列出前N位作者其餘用特定符號代替(常見為et al.)。

 

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  • Author Name:定義Citation中的作者名是否縮寫、以及姓和名的先後順序。

 

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  • Numbering:定義數字型參考文獻格式(如:「Numbered」Output Style,引註處與參考文獻清單均以數字標記呈現)的數字標記方式,以及“群組參考文獻”(Grouped References)的格式。

 

Grouped References是指將同一處的多筆引用文獻視為群組,並於文末呈現於同一筆參考文獻中,如下:

 

  •  
    • Use number ranges for consecutive citations:勾選時,會以數字與短橫線結合的數字區間方式,呈現同一處的多筆引註,如:[1-3];未勾選時,則會將個別數字列出,如:[1, 2, 3]
    • Grouped References:定義是否將同一處的多筆引用視為Grouped References。若勾選「Use one number for references cited together」,則會如上圖,將多筆文獻呈現於同一筆參考文獻中;若未勾選,則仍為分開的多筆參考文獻如下:
    • 若勾選「Use one number for references cited together」,另可定義同一處的多筆引註之間的分隔符號(預設為分號 ; ),以及是否使用Composite Citation格 式。Composite Citation是指使用數字加英文字母(如:1a、1b)標示Grouped References中的單筆引註與參考文獻。以下方為例,在沒有使用Composite Citation時,此5篇文獻所組成的Grouped References,在引註處為一個數字,文末則將5筆書目列在同一筆參考文獻中:

 在使用Composite Citation後,此5筆文獻在引註處分別標示為1a, 1b, 1c, 1d和1e,文末則將5筆數目前分別標示a, b, c, d, e以玆辨識。

 

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  •  Sort Order:定義相同處的多筆Citations先後順序,可選擇與參考文獻(接下來要介紹的Bibliography)相同、或根據其他欄位來排序(Author依字順排序、Year則由較早年份排到較近年份):

 

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【Bibliography】

指文末列出的參考文獻清單。部分與Citation類似之處請參考前面介紹。

  • Templates:定義Bibliography參考文獻的呈現格式,與Citation修改方式相同,差別是Bibliography按不同的資料類型有不同的格式定義。

 

 另外,在Bibliography中的Templates有一些特殊符號,可搭配作更精確的書目格式定義:

  •  
    • Singular/Plural (^)
      • 依據資料的單複數,改變後面的敘詞
      • 快速鍵:Shift + 6
      • 範例:p.^pp. Pages  或  Editor, ed^eds
    • Forced Separation(|)
      • 當特定欄位出現時,才需出現特定符號,需用前後的(|)將欄位、符號包在一起
      • 範例1:(Author, Year: Pages),沒有Year時,會變成(Bee, 12-22)
      • 範例2:(Author|, Year|: Pages),沒有Year時,仍可保持(Bee: 12-22),Bee後面的逗點不會出現。

  

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  • Layout:於每筆參考文獻開頭或結尾處增加特定字串。

 

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  • Title Capitalization:定義Bibliography參考文獻Title欄位的大小寫,分別為按原輸入大小寫呈現、每一字首字母大寫、每句第一個字首大寫其餘小寫。

 

在此需特別注意,一般來說我們會將Title Capitalization設定為“Sentence Style Capitalization”,也就是除了Title第一個字的首字母大寫外,其餘均小寫,但有時Title中會出現如USA、English等專有名 詞,我們又會希望這些專有名詞能不受“Sentence Style Capitalization”影響,能夠呈現出我們指定的大小寫寫法。此時需再多加一個步驟,就是在EndNote上方工具列→Edit→Preferences→Change Case,將專有名詞加入Do not change the case of the following terms中,這些清單中的字就會按此處輸入的方式呈現大小寫,而不受Title Capitalization設定的影響了:

 

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  • Author ListEditor List:請參考Citation處的Author List。
  • Author NameEditor Name:請參考Citation處的Author Name。
  • Sort Order:請參考Citation處的Sort Order。

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【Footnotes】


在「如何在Word中增加、刪除、修改EndNote書目」一文中介紹到,在Footnote附註中也可插入書目,而在Footnote中插入書目的格式,就是在此處定義。

 

一般來說,Footnotes中的書目資料格式,會與Bibliography中的要求相同,因此大多數的Footnotes設定功能均與前面介紹 的Bibliography相同,尤其Templates還可以直接選定“Same as bibliography”,直接套用Bibliography中Templates設定好的格式。

在Footnotes中,只有「Repeated Citations」項目是Bibliography中沒有的。「Repeated Citations」是指在不同的Footnotes中重複引用相同文獻時,是否將重複的引用直接以某些文字替代,常見的是“Ibid. ”,此時可在“If the same reference repeats in consecutive citations”處作設定,讓重複的引用以“Ibid. ”替換;或是引用的不是重複的書目,但為重複的資料來源(如:重複的期刊名稱),則可設定下方“If the same source repeats in consecutive citations”處作設定,讓重複的資料來源以“Ibid. ”替換,如下圖:

 

若按上圖的設定,則在Footnotes中作重複書目或資料來源得引用時,就會呈現如下:

 

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【Figures & Tables】

定義圖(Figure)和表(Table)的格式。在「如何用EndNote作全文與圖表管理?」 一文中已經介紹過,“圖”(Figure)可以附加於任何資料類型(Reference Type)的書目,但“表”(Table),則需要另建立一筆資料類型(Reference Type)為Chart or Table的書目,原因就在此。你可以看到在Output Style中,圖(Figure)和表(Table)的格式是分開定義的,如下圖。因此,只有資料類型為Chart or Table的書目,其附加圖檔的格式會跟著Output Style中的“Table”走,其餘資料類型的附加圖檔則會跟著“Figure”走

 

Figures和Tables內的設定功能完全相同,分為Placement和Caption兩部份。

  • Placement:指插入的圖和表置於文中插入圖表處(Insert figures / tables in-text near the reference to the figure / table )或統一置於文末(Insert figures / tables as list at the end of the document )。
  • Caption:在「如何用EndNote作全文與圖表管理?」介紹過,無論是圖和表,都需要於Caption欄位輸入圖表名稱。此處即定義Caption圖/表名稱是出現在該張圖/表的上方(Place caption above the figure / table)或下方(Place caption below the figure / table)。一般來說圖的名稱置於圖片下方,表的名稱置於表格上方。另有“Place label and caption on separate line”選項,則定義圖表名稱是否換行呈現,如下圖:

 

Figures & Tables還有“Separation & Punctuation”選項,這是定義圖表與內文之間的行距,以及圖表標籤(label,如:圖表1)與圖表名稱(caption)後方是否加“.”。

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【其他】

 

  • Anonymous Works:定義當作者欄位不詳時,Citation與參考文獻處如何呈現。
    •  Leave author blank:作者為空白,若參考文獻以作者排序的Style,此類文獻將會排最前面。
    • Use full / short title in place of author:以文章title或short title欄位替代作者欄位。
    • Use APA specifications:按APA格式規定,即以文章title欄位替代作者欄位。
    • Insert text:即輸入自訂的字串來替代作者欄位。

 

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  • Page Number:定義頁數是否縮寫、及縮寫的寫法。

 

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  • Journal Names:定義刊名是否縮寫。但EndNote不會自動判斷刊名該如何縮寫,而是透過EndNote中的Term List元件作出對應。因步驟較多,另開一篇「EndNote刊名縮寫建立方式」一文說明。

 

 -

  • Section:定義參考文獻的位置,包括統一出現於文末、出現於各章節結尾、或同時出現於各章節結尾並於文末出現整份檔案的完整參考文獻。

 

需注意,先於Word文件中作好分節設定,此功能才會運作。以Word 2007為例,需先於各分節末,進行「版面配置」→「分隔設定」→「下一頁」(插入分節符號並在下一頁開始新的一節) ,如下圖:

待各章節都完成分節設定後,若此時選擇的Output Style之Section設定同時出現於各章節與文末,則參考文獻將呈現如下:

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設定完成後,別忘了儲存修改。在左上角File處,有Save(儲存目前的變更,覆蓋掉原本的Output Style)或Save as(另存新檔,保留原本的Output Style),如下:

若修改的是EndNote原本內建的Output Style,則只能選擇Save as,不會覆蓋掉原本EndNote內建的Output Style檔案。選擇Save as後,會出現另存新檔的命名窗格如下,預設為目前修改的Style+Copy:

 

另存的檔案預設會儲存在C:\Documents and Settings\user\My Documents\EndNote\Styles(或:我的文件\EndNote\Styles),若想要備份或分享給他人,可到此路徑下尋找檔案。

以上内容转自:http://tul.blog.ntu.edu.tw/archives/594

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